Jak přistupujeme k odhadům

Nejčastější otázky na začátku jsou obvykle jasné: kolik to bude stát a kdy to bude hotové. Samotná cena je však výsledkem několika rozhodnutí. Dobrý odhad začíná pochopením toho, co budeme vytvářet, proč to má smysl a jaké jsou skutečné potřeby uživatelů. Na základě toho se pak navrhne nejvhodnější řešení a teprve pak přijdou na řadu čísla. A právě z nich pak vychází odhad času, nákladů a všeho ostatního.

Proč se vyplatí věnovat čas odhadům

1. Pomáhají nastavit realistická očekávání

Dobrý odhad hned na začátku pomůže všem stranám zjistit, na čem jsou, jak dlouho to bude trvat, kolik to může stát a co bude projekt obnášet. Jsou-li očekávání jasně stanovena, snižuje se riziko nepříjemných překvapení v budoucnu.

Podezřele levné nabídky, které slibují rychlé dodání, mohou na první pohled vypadat lákavě - často však skrývají problémy, které se projeví až později. Realistický odhad od zkušeného partnera vám dá jistotu, že projekt má pevné základy a proběhne bez zbytečných překvapení.

2. Správní lidé na správných místech

Díky znalosti rozsahu a složitosti projektu přesně víme, jaký tým bude na projektu potřeba: kolik lidí, jaké specializace a v jakých fázích. Díky tomu lze projekt lépe naplánovat a tým pracuje efektivněji. Vyhneme se tak situacím, kdy někdo nemá co dělat nebo naopak nestíhá.

3. Řešíme problémy dříve, než nastanou

Kvalitní odhad není jen o tom, že víte, co máte udělat dnes. Bere v úvahu také to, co se může změnit zítra - nové požadavky, technické limity, posuny v prioritách. Pokud dokážeme tyto situace předvídat a zohlednit je v odhadu, pak vývoj probíhá klidněji, s menšími riziky a bez zbytečného stresu.

Je důležité nejprve porozumět celému projektu

Než se pustíme do samotného odhadu, musíme důkladně pochopit, co projekt obnáší, jinak je to jen střelba naslepo.

Otevřená, upřímná a proaktivní komunikace je nezbytná pro hladký průběh odhadu i projektu. Tak můžeme vytvořit odhad, který bude přesně odpovídat očekávání. Proto musíme mít společné porozumění ještě před samotným odhadem:

• Jaký problém řešíme a pro koho
• Jaké jsou hlavní cíle a očekávání
• Jaké technologie, integrace nebo omezení jsou ve hře

Kvalitní zadání je základem

Dobrý brief je základem každého projektu. Produktový brief je však tak dobrý, jak dobře mu všichni rozumí. Proto má vždy smysl si jej společně projít, zeptat se na podrobnosti, vyjasnit nejasnosti a pojmenovat rizika.

Úvodní výzva - zjištění potřeb

Začneme rozhovorem, při kterém společně projdeme váš nápad a podíváme se na něj očima obchodu a technologie. To nám umožní lépe odhadnout, co projekt obnáší, a zaměříme se na pochopení skutečných potřeb a problémů vašeho podniku a zákazníků. Pokud něco není zcela jasné, pomůžeme vám to definovat na workshopu.

Workshop - upřesnění podrobností

Workshopu se účastní odborníci z několika oblastí - analytici, designéři, architekti. Společně projdeme zadání do hloubky, identifikujeme rizika, doplníme nejasnosti a dohodneme se na realistickém rozsahu.

Formát workshopu volíme vždy podle toho, co projekt v danou chvíli potřebuje:

• MVP Launcher – pro rychlé definování minimálního funkčního řešení
• UX Research – když potřebujeme poznat uživatele a jeho potřeby
• AI Pathfinder – pokud zvažujete, jak a zda vůbec AI v projektu využít
• Product Workshop – pro zmapování obchodních potřeb a návrh produktové strategie

Odhad - „rozebrat a složit“

Jakmile je úkol jasný, můžeme přejít k samotnému odhadu. Projekt rozdělíme na menší celky - návrh, vývoj, testování, nasazení - a každému z nich přidělíme úkol:

• Co se bude dělat
• Kdo to bude dělat
• Jak dlouho to bude trvat

Kdo vstupuje do procesu odhadování?

To samozřejmě závisí na rozsahu projektu a požadovaných platformách. Do procesu odhadu vstupují klíčoví členové týmu, aby zajistili, že odhad bude realistický a přesný:

• Business development manažér – hlavní kontaktní osoba pro klienta, rozumí cílům, vede komunikaci a zajišťuje, aby výstupy odpovídaly očekáváním.
• Solution architekt – propojuje byznys s technologií, vede proces a dohlíží na technický návrh, konzistenci a proveditelnost řešení.
• Doménoví experti např. teamleadeři nebo senioři) - navrhují optimální řešení ve svých oblastech, odhadují jednotlivé části a upozorňují na rizika a nejasnosti.

Spojíme je do jednoho celku

Poté, co projekt rozdělíme na jednotlivé části a vypracujeme odhady, spojíme vše do jednoho uceleného plánu. Výsledkem není jen číslo, ale:

• realistický harmonogram,
• odhad nákladů,
• návrh složení týmu,
• specifikace funkčních a nefunkčních požadavků.

Funkční požadavky píšeme ve formě user stories s akceptačními kritérii, které sdílíme s klientem. Tato metoda zajišťuje, že oběma stranám je přesně jasné, co je zahrnuto v dohodnutém rozsahu a co nikoli.

Současně také určujeme míru jistoty odhadu jednotlivých funkcionalit - tedy jak přesně dokážeme funkcionalitu v daném okamžiku nacenit. Pokud se jedná o oblast, kde je zadání nejasné nebo postrádá detaily, dáváme jí menší „certainty“ a směřujeme k ní dotazy.

Pokud se ani po diskusi nepodaří získat dostatek informací, počítáme s „vatou“, která zohledňuje možné neočekávané komplikace. Proto se vyplatí mít zadání co nejlépe rozpracované: čím větší jistotu máme, tím přesnější je odhad a tím méně překvapení nás čeká na cestě.

Odhad není jen číslo - je to plán

Na konci této fáze máte v rukou realistický plán: co, kdo, na jak dlouho a za kolik. Máte také představu o možných rizicích a o tom, co se může v průběhu realizace změnit. Ano, odhad se může v průběhu projektu jemně upravovat - ale s tímto základem máte projekt pod kontrolou.

Odhadování není byrokracie. Je to způsob, jak se vyhnout chaosu, předejít frustraci a postavit dobrý projekt na pevných základech. Když jdete do projektu s jasným plánem, výsledkem je rychlejší, levnější a kvalitnější projekt.

A přesně o to jde.