Zefektívnenie HR agendy pre tisíce ľudí s Humanet

S Humanetom sa nestretávame po prvýkrát – naopak, boli sme pri tom, keď vznikala úplne prvá verzia mobilnej aplikácie ešte v roku 2021. Odvtedy klient výrazne rozšíril svoje ambície a aplikácia začala rásť rýchlejšie, než na čo bola pôvodne navrhnutá. Hoci pôvodný dizajn nebol zlý, architektúra aplikácie nepočítala s takým množstvom funkcionalít, ktoré klient postupne dopĺňal. 

Pribúdali nové obrazovky, požiadavky aj používateľské scenáre – až napokon prestávalo dávať zmysel riešiť to len ako evolúciu. Potrebné bolo začať nanovo. Spolu s klientom sme preto pripravili nový návrh mobilnej aplikácie Humanet, ktorá reflektuje dnešné očakávania používateľov, technickú pripravenosť na ďalší rast a konzistenciu s existujúcim webovým riešením.

Očakávanie bolo jasné – vytvoriť jednoduchú, modernú a zrozumiteľnú mobilnú aplikáciu, ktorá pomôže zamestnancom aj manažérom zvládnuť každodenné HR úlohy pohodlne a rýchlo.

Na začiatku projektu sme sa zamerali na dôkladné pochopenie problému z pohľadu trhu, produktu aj používateľa. Realizovali sme konkurenčnú analýzu zameranú na podobné HR aplikácie, v ktorých sme sledovali riešenia navigácie, pomenovania obsahu a práce s rolami. Na základe toho sme identifikovali aktuálne UX trendy a príležitosti, ako zjednodušiť orientáciu v aplikácii aj pri komplexnom obsahu. Paralelne sme analyzovali existujúcu informačnú architektúru Humanetu, kde sme odhalili viacero problémov.

Z týchto zistení sme definovali výskumné hypotézy a otázky. Zamerali sme sa najmä na to, ktoré funkcionality používatelia najčastejšie využívajú, ako často ich navštevujú, a ako sa toto správanie líši medzi manažérmi a zamestnancami. Kombináciou kvantitatívnych dát (dotazník) a kvalitatívnych postrehov z feedbacku sme získali jasný základ pre návrh novej architektúry.

V ďalšej fáze sme zmapovali všetky existujúce aj plánované funkcionality. Táto komplexná mapa nám poskytla jasný obraz o rozsahu systému a umožnila navrhnúť informačnú architektúru, ktorá zodpovedá reálnym používateľským scenárom.

Zamerali sme sa najmä na sprístupnenie kľúčových funkcií, ako je prehľad dochádzky, kalendár alebo žiadanky a zároveň sme zabezpečili konzistentnú skúsenosť pre rôzne roly. Osobitnú pozornosť sme venovali manažérskemu módu, ktorý má rozšírené možnosti v oblastiach ako schvaľovanie žiadostí a správa tímu.

Navigáciu sme preto navrhli tak, aby sa dokázala škálovať bez straty zrozumiteľnosti. Výsledkom je zjednodušená hlavná navigácia, ktorá reflektuje UX trendy ako widgety, či kontextovo dostupné akcie a zároveň podporuje rýchly prístup k najčastejšie používaným funkciám. Návrh sme priebežne iterovali v úzkej spolupráci s klientom, pričom sme neustále hľadali rovnováhu medzi používateľskými potrebami, biznis prioritami a technologickými možnosťami.

Od úplného začiatku sme mali jasné zadanie – vytvoriť modernú a intuitívnu mobilnú aplikáciu, ktorá bude nielen funkčná, ale aj používateľsky prívetivá. Pristúpili sme k plnohodnotnému redizajnu vrátane kompletnej zmeny navigácie, vizuálneho štýlu a používateľských tokov.

Pri dizajne sme vychádzali z princípov mobilného dizajnu, no zároveň sme rešpektovali špecifiká klientov, ktorí boli dlhodobo zvyknutí na správanie existujúcej webovej aplikácie. To znamenalo, že v niektorých prípadoch sme museli robiť kompromisy medzi natívnym správaním platforiem a očakávaným flow, ktorý už používateľ poznal.

Vytvorili sme aj interaktívny prototyp, ktorý nám umožnil testovať logiku a tok jednotlivých funkcií ešte pred samotným vývojom. Finálny UI dizajn reflektuje čistý, zrozumiteľný a funkčný štýl – presne taký, aký si každodenné HR úlohy vyžadujú. Hoci niektoré interakcie boli pre mobilné platformy neštandardné, vedeli sme, že pre existujúcich používateľov je dôležité, aby sa správanie aplikácie nelíšilo. Práve vďaka tejto konzistencii sa podarilo udržať dôveru používateľov a zároveň zvýšiť spokojnosť s mobilným riešením.

Najväčšou výzvou bol čas. Klient požadoval dodanie novej verzie aplikácie v priebehu jediného mesiaca. Na začiatku sme mali dizajny v značnej miere schválené klientom. To nám umožnilo preskočiť niektoré úvodné fázy rozhodovania, no zároveň vytvorilo tlak na technickú realizáciu. Vývoj, dizajn a analýza tak prebiehali paralelne, pričom tím bol veľký a jednotlivé zložky museli fungovať ako dobre zladený orchester.

Popri tom sme riešili:

• chýbajúce edge casy, ktoré neboli pokryté v pôvodných dizajnoch,
• problémy s API dokumentáciou a nejasnosti v back-end logike,
• technologické limitácie medzi platformami, ktoré ovplyvňovali dizajn komponentov a správanie aplikácie.

Napriek tomu sa nám podarilo aplikáciu nielen doručiť včas, ale aj udržať jej kvalitu na vysokej úrovni. Vďaka dôslednej organizácii, jasne rozdeleným zodpovednostiam a vysokému nasadeniu tímu sme zvládli to, čo by za normálnych okolností trvalo niekoľko mesiacov.

S klientom sme sa preto zamerali na tie funkcionality, ktoré používateľom denne šetria čas a zjednodušujú komunikáciu medzi zamestnancami a manažérmi. Výsledkom je štvorica kľúčových oblastí, ktoré pokrývajú celú základnú HR agendu priamo z mobilu:

Projekt Humanet nám ukázal, že ani menšia aplikácia nie je jednoduchá, keď do hry vstúpi náročný deadline a viacero zúčastnených tímov. Ukázalo sa, že paralelné procesy – vývoj, dizajn aj analýza – môžu fungovať, ak je medzi tímami otvorená a konštruktívna komunikácia.

Zásadnú rolu zohral analytik, ktorý držal celý projekt pokope – informačne aj organizačne. Uvedomili sme si tiež, že kvalitná koordinácia nie je záležitosť len veľkých projektov – práve naopak, pri menších a rýchlych projektoch je ešte dôležitejšia.

Po úspešnom spustení však práca nekončí. V spolupráci s klientom pripravujeme ďalšie rozšírenia aplikácie – napríklad možnosť hromadného schvaľovania žiadaniek, widgety na plochu telefónu či dynamické zobrazovanie funkcií podľa typu predplatného.